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Information zur Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Reha Assist und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Familienstand), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z.B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, ggf. Vorstrafen, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen.

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung) erhalten haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

Darüber hinaus verarbeiten wir tätigkeitsbezogenen Leistungsdaten.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EUDatenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. BetrVG, ArbZG, etc.).

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.D aneben können ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG (z.B. bei Videoaufnahmen) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Unternehmenssteuerung, der internen Kommunikation, sonstiger Verwaltungszwecke und zu statistischen Zwecken.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i.V.m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z.B. Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist.

Dies können z.B. sein:

  • Behörden (z.B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte)
  • Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)
  • Annahmestellen der Krankenkassen
  • Steuerberater und Rechenzentren
  • Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können
  • Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können
  • Gläubiger im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen
  • Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
  • Amt für Arbeitsschutz (bei Schwangeren)
  • IHK
  • Kooperierender betriebsärztlicher Dienst
  • Aus-, Fort- und Weiterbildungseinrichtungen wie (Fach-)Hochschulen, Berufsschulen, Trainer oder Partner für die Durchführung von Assessment-Centern und Potenzialanalysen
  • Hotels, Bahn,- Mietwagen und Fluggesellschaften sowie Abrechnungsdienstleiste

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

Weitergehende Informationen zu unserer Verantwortlichen Stelle, zu unserem Datenschutzbeauftragten und zu Ihren Rechten finden Sie hier.